Việc xây dựng Agenda cho một cuộc họp hay một buổi hội thảo là điều hết sức cần thiết. Vậy Agenda là gì? Làm sao để xây dựng Agenda chuyên nghiệp, hiệu quả? Hãy cùng Hocchoitrading.com tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Agenda Là Gì?
Agenda là gì là câu hỏi được không ít bạn thắc mắc, thực chất đây là một thuật ngữ ám chỉ nhật ký công tác, chương trình nghị sự bao gồm các công việc/kế hoạch cần làm. Nói một cách dễ hiểu thì Agenda được hiểu là một chương trình nghị sự, kế hoạch làm việc được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế.
Để bạn hiểu hơn về thuật ngữ này dưới đây là một vài ví dụ:
- My Agenda hiểu là “nhật ký làm việc cá nhân”
- Political Agenda hiểu là “chương trình nghị sự chính trị”
- Event Agenda hiểu là “chương trình sự kiện”
Các Yếu Tố Không Thể Thiếu Trong Một Agenda
Nhìn chung, một bản Agenda hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu 3 yếu tố sau:
Tiêu Đề Cuộc Họp
Tất nhiên rồi, tiêu đề của một cuộc họp là rất quan trọng bởi mọi người thường chú ý đến tiêu đề trước khi tìm hiểu về các nội dung bên trong. Vậy nên khi đặt tiêu đề bạn cần nêu ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện được mục đích chính của cuộc họp đó. Một tiêu đề hay sẽ tạo được ấn tượng tốt cho mọi người tham gia.
Địa Điểm, Thời Gian Và Đối Tượng Tham Dự
Một bản Agenda chuyên nghiệp cần ghi rõ thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp đó, bao gồm cả ngày, giờ bắt đầu và kết thúc. Ngoài ra, trong một bản Agenda cũng cần liệt kê rõ danh sách những người tham dự, bao gồm tên và chức vụ của họ. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi quá trình, tiến độ của cuộc họp và không gặp gián đoạn khi tìm kiếm.
Nội Dung Chương Trình
Yếu tố cuối cùng không thể thiếu trong 1 bản Agenda là phần nội dung của chương trình. Bạn nên trình bày nội dung, mục tiêu rõ ràng, cụ thể, điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nội dung công việc cần thảo luận nào. Trên hết là nó sẽ không khiến bạn lan man và mất quá nhiều thời gian cho một vấn đề. Người tham gia cũng không cảm thấy nhàm chán khi tham gia chương trình.
Cách Xây Dựng Một Agenda
Sau khi đã nắm rõ được Agenda là gì, trong phần dưới đây Hocchoitrading.com sẽ giúp bạn xây dựng được một Agenda hiệu quả thông qua các bước sau, cùng theo dõi nhé.
Xác Định Mục Đích Của Cuộc Họp
Để xây dựng được 1 Agenda hiệu quả, chuyên nghiệp trước tiên bạn cần xác định được mục đích của cuộc họp đó. Chẳng hạn, mục đích của cuộc họp là phê duyệt ngân sách quảng cáo thì nội dung cuộc họp cần xoay quanh vấn đề này.
Hỏi Ý Kiến Của Mọi Người Về Vấn Đề Họ Muốn Thảo Luận
Nhằm để cuộc họp diễn ra hiệu quả, trước khi bắt đầu bạn cần có một cuộc khảo sát nhỏ để hỏi ý kiến mọi người tham gia về vấn đề họ muốn thảo luận trong cuộc họp. Đồng thời điều này cũng sẽ giúp bạn điều chỉnh nội dung cuộc họp xát với mong muốn của mọi người tham gia hơn.
Liệt Kê Câu Hỏi Muốn Giải Đáp
Sau khi đã xác định được mục đích của cuộc họp cũng như nắm được các câu hỏi mà mọi người quan tâm, lúc này bạn cần liệt kê các câu hỏi quan trọng mà nhiều người quan tâm nhất để giải đáp trong cuộc họp.
Xác Định Mục Đích Của Mỗi Danh Mục
Mỗi một danh mục trong cuộc họp cũng cần phải có mục đích, thông thường mục đích của mỗi danh mục cần giải quyết được 3 yếu tố sau: Chia sẻ thông tin, tìm kiếm nguồn gốc vấn đề và đưa ra hướng giải quyết. Vì vậy, khi xây dựng Agenda của mình, bạn cần làm rõ được 3 yếu tố này của mỗi danh mục.
Việc làm rõ mục đích các danh mục sẽ giúp cho người tham gia cuộc họp nắm bắt được nội dung bạn muốn truyền tải. Đồng thời cũng sẽ giúp bạn xây dựng hướng giải quyết cho vấn đề đó.
Xác Định Người Dẫn Dắt
Người dẫn dắt đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong cuộc họp, nó quyết định phần lớn sự thành công của một cuộc họp. Vì vậy, để cuộc họp diễn ra thành công bạn cần tìm một người dẫn dắt có thể truyền đạt được nội dung đến mọi người một cách dễ hiểu nhất.
Chia Thời Gian Thảo Luận Cho Mỗi Vấn Đề
Để cuộc họp không diễn ra lan man bạn cần chia thời gian thảo luận cho mỗi vấn đề. Điều này sẽ đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng thời gian dự kiến và có thể trình bày được tất cả nội dung cần thảo luận, tránh để mất quá nhiều thời gian cho một vấn đề.
Tổng Kết Lại Cuộc Họp
Bạn cần tổng kết lại cuộc họp bằng những nội dung chính để những người tham gia có thể hiểu rõ hơn. Đồng thời bạn cũng có thể dành một ít phút để xin đánh giá của mọi người về cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn biết được cuộc họp của mình có diễn ra thành công hay không, từ đó rút kinh nghiệm cho những cuộc họp lần sau.
Kiểm Duyệt Lại Nội Dung
Cuối cùng để bản Agenda chuyên nghiệp hơn, bạn cần kiểm duyệt lại toàn bộ nội dung. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ những nội dung thừa và sắp xếp các mục cho hợp lý trước khi cuộc họp diễn ra.
Một Số Lưu Ý Khi Xây Dựng Agenda Là Gì?
Để xây dựng một Agenda hoàn hảo, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
Về Hình Thức Trình Bày
Bạn nên trình bày dễ hiểu, đẹp mắt, bạn có thể sử dụng mẫu chương trình nghị sự có sẵn để tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Tất cả những gì bạn cần làm là điền các thông tin vào bản mẫu đó.
Về Nội Dung
- Tiêu đề nên để cỡ lớn hơn các phần còn lại để người xem không bị phân tâm.
- Nội dung cần có mục đích rõ ràng
- Cần sắp xếp những nội dung quan trọng lên phía trước
- Phân bổ thời gian hợp lý, tránh lan man
- Nên chia sẻ chương trình nghị sự với mọi người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu diễn ra
Tổng Kết
Với những thông tin chia sẻ ở phía trên, bài viết đã giúp bạn giải đáp câu hỏi “Agenda là gì” cũng như giúp bạn có thể tự xây dựng một bản Agenda hiệu quả. Hy vọng bài viết trên đây của Hocchoitrading.com đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về chủ đề này.